تنظيم الوقت: تعلم مهاراته لتخفيف ضغوط العمل

إذا كنتم مثل معظم الناس، فمن المحتمل أنكم تشعرون أن الوقت يتسرب من بين أيديكم كالرمال. تشعرون أنه لا يوجد الوقت الكافي في اليوم لإنجاز كل شيء. تريدون إطالة اليوم، فتلجأون للسهر وتناول المنبهات. هذا يمكن أن يؤدي إلى الكثير من التوتر في العمل والحياة. لكن ماذا لو كانت هناك طريقة للتحكم في وقتك وتقليل التوتر؟ سواء كان ذلك في العمل أو أسلوب الحياة ككل، فإن تعلم مهارات إدارة وتنظيم الوقت بشكلٍ فعال، يمكن أن يساعد على الشعور بالمزيد من الاسترخاء والتركيز والتحكم في ضغوط العمل.

ما معنى تنظيم الوقت؟ وما أهمية اكتساب تلك المهارة؟

لا يمكننا التحكم في الوقت، نحن فقط ندير الأحداث في حياتنا. تنظيم الوقت هو التخطيط لكيفية تقسيم الوقت بين الأنشطة المختلفة بشكلٍ فعال أو تحقيق أقصى استفادة منه مع خلق توازن في الحياة لتحقيق الأهداف والرغبات. لذلك، فإن مهارات تنظيم الوقت تمكنك من العمل بشكلٍ أكثر ذكاءً، لإنجاز المزيد في وقتٍ أقل، حتى عندما يكون الوقت ضيقًا والضغوط عالية.

هناك أشياء كثيرة في الحياة خارجة عن إرادتنا، لكن الطريقة التي نقضي بها أوقاتنا ليست واحدة منها. إن استخدام ساعات العمل في تحقيق النتائج التي نتمناها، يجعلنا نشعر بالنجاح والرضا عن ذواتنا. كما يؤدي إلى الكثير من الفوائد الأخرى، مثل:

• تحسين التركيز: يؤدي تعدد المهام وتراكمها إلى إهدار الوقت والعديد من المشكلات. بغض النظر عن حجم المهمة المطروحة، فإن تحديد الأولويات سيمنحك شيئًا لتركيز انتباهك عليها.
• تعزيز الثقة بالنفس: عندما ندير الوقت بشكلٍ صحيح ونفي بالمواعيد النهائية بنجاح، سنشعر بالإنجاز والثقة في قدراتنا. سيغير ذلك عقليتنا بالكامل، لنتخلص من المعتقدات التي تعيقنا ونعيش الحياة التي نريدها.
• تقوية العلاقات الشخصية: مهارات تنظيم الوقت تمكننا من زيادة وقت الفراغ الذي نقضيه مع أصدقائنا وعوائلنا. وبذلك ستكون علاقاتنا أفضل بالمحيطين بنا.
• تقليل التوتر: عندما نعمل بشكلٍ محموم للوفاء بالمواعيد النهائية، أو ينتهي اليوم دون إنجاز ما نريد، نشعر بالضغط النفسي. يساعد تحديد أولويات مهامنا وإعطاء أنفسنا وقتًا كافيًا لإنجازها، في تقليل مستويات التوتر لدينا.
• تعزيز القدرة على اتخاذ القرار: يمنحنا تنظيم الوقت نومًا أفضل وشعور بالراحة أثناء العمل، مما يؤثر على جودة قراراتنا. ويؤثر بدوره على كل جوانب حياتنا، من تقدمنا الوظيفي إلى علاقاتنا وصداقاتنا وحياتنا الاجتماعية.

بالنظر إلى كل ذلك، نستنتج دون أي مبالغة أن تنظيم الوقت هو أحد مفاتيح النجاح والنمو المهني وحياة أكثر إشباعًا وسعادة. تساعد هذه الممارسة في التغلب على فوضى الحياة بسهولة. على الرغم من ذلك، علينا المثابرة لاكتساب تلك المهارات؛ فقد تقابلنا عوائق.

لماذا نفشل في تنظيم الوقت؟ وكيف نتغلب على معوقاته؟

كثيرًا ما نحاول تنظيم أوقاتنا، ونقرر أنه من الغد سنبدأ في ترتيب مهامنا. يأخذنا الحماس في البداية، لكن بعد مدةٍ تفتر همتنا وتواجهنا إحباطات. لذا لا بُد أن نعرف أهم معوقات تنظيم الوقت، وكيف نواجهها. 

• السعي إلى الكمال: يسعى الراغبين في الكمال إلى الخروج بجودة فائقة وإظهار مستويات أعلى من الوعي والمشاركة والتحفيز. ومع ذلك، فإن معاييرهم العالية وغير المرنة، تسبب التوتر والإرهاق الذي يضعف أدائهم. لذا، يمكنك العمل على التفاصيل المهمة وتجنب أدق التفاصيل والحرص على بعض المرونة.

• عدم الرفض: عدم قول «لا» للناس، قد يضاعف المهام والالتزامات الخاصة بك. يمكن أن يؤدي هذا إلى ضعف الأداء والتوتر وانخفاض الروح المعنوية.
• عدم أخذ فترات راحة: من المستحيل أن ننتج عملًا عالي الجودة حقًا دون إعطاء عقولنا بعض الوقت للراحة وإعادة الشحن. لذا، من الضروري ألا نتجاهل فترات الراحة باعتبارها «إضاعة للوقت». إنها ستمكننا من التفكير بشكلٍ إبداعي والعمل بفعالية. ربما نحتاج لممارسة بعض تمارين الاسترخاء على تطبيق تهون.
• بدء يومك متأخرًا: ستفشل جهودنا لإكمال مهامنا اليومية إذا لم نبدأ يومنا مبكرًا أو على الأقل في الوقت المحدد. يشترك القادة الأكثر تحققًا في شيء واحد: إنهم يستيقظون مبكرًا.
• المُشتتات: تتسلل المُشتتات إلى يوم عملنا بكل أنواعها. قد تكون الضوضاء من حولنا أو مكالمات هاتفية أو تصفح وسائل التواصل الاجتماعي. لذا، يجب أن نحدد مصادر الإلهاء والتحايل عليها.
• الأهداف الكبرى: التفكير بشكلٍ استراتيجي ووضع أهداف قصيرة المدى، يجعلنا نسير نحو أهدافنا خطوة بخطوة. الأهداف المستقبلية الكبيرة قد تعرضنا للإحباط.

مهارات تنظيم الوقت والتحكم في ضغوط العمل

قد يسبب العمل لساعاتٍ طويلة وكثرة المهام واقتراب المواعيد النهائية، الشعور بالضغط والقلق والاستنزاف. لا يمكننا التحكم في كل شيء في بيئة عملنا، لكن هذا لا يعني أننا عاجزون. إذا كانت ضغوط العمل تتعارض مع أدائنا الوظيفي أو صحتنا أو حياتنا الشخصية، فقد حان الوقت لاتخاذ إجراء. يعد تطوير مهارات تنظيم الوقت حلًا لتلك الضغوطات.

تشير الأبحاث إلى أنه يجب أن يتمتع الموظفون بمهارات تنظيم الوقت لزيادة الأداء الوظيفي. عندما يدير العمال وقتهم بطريقةٍ فعالة، فإنهم يواجهون ضغوطًا أقل في العمل. مما يزيد من الأداء في العمل.

يقل التوتر على المدى الطويل من خلال إدارة الوقت؛ التي تمنحك التوجيه عندما يكون لديك الكثير من العمل. يجعلك تنظيم الوقت تتحكم فيما تريد الوصول إليه، ويساعدك على زيادة إنتاجيتك. في إحدى الدراسات، تبين أن الطلاب الذين شعروا بأنهم يتحكمون في وقتهم، لديهم رضا أكبر عن عملهم وحياتهم. كذلك كان أداؤهم أفضل في الدورات الدراسية، وأبلغوا عن إجهاد أقل، وشعروا بأنهم أقل توترًا.

في محاولة التوفيق بين مختلف مجالات الحياة، العمل والمنزل والحياة الاجتماعية والهوايات، من المهم وضع أهداف وأولويات واضحة. من أجل إبعاد المهام غير الأساسية التي تستهلك الوقت، ولمراقبة الوقت الفعلي.

خمس استراتيجيات لإدارة الوقت بشكلٍ فعال

• استخدام القوائم وتحديد أولويات المهام: إنه أحد أقوى الطرق لنصبح أكثر إنتاجية. لا تعتمدوا على ذاكرتكم، وقوموا بإنشاء قائمة أو جدولًا يوميًا أو أسبوعيًا بالمهام التي عليكم إنجازها. حددوا أولويات المهام حسب الأهمية والإلحاح، وامنحوا لكل عنصر وقتًا كافيًا لإتمامه.
• تقنية بومودورو: تقنية ابتكرها رجل الأعمال والمؤلف «فرانشيسكو سيريلو». تستخدم التقنية مؤقِتًا لتقسيم العمل إلى فترات زمنية. لنختر مهمة نحتاج إلى إنجازها، ونضبط العداد لمدة 25 دقيقة. لنتوقف بمجرد انطلاق المنبه، ونأخذ استراحة لمدة 5 دقائق. ثم نستأنف العمل لمدة 25 دقيقة أخرى. بعد أربع دورات، نأخذ استراحة لمدة 20 دقيقة. ونكرر العملية حتى تنتهي بالمهمة أو المشروع.
• قاعدة 1-2-3: هي استراتيجية بسيطة لإدارة المهام. كل يوم نخصص وقت لعمل شيء واحد كبير، وثلاثة أشياء متوسطة، وخمسة أشياء صغيرة. وبذلك يكون من السهل فعل مهام متعددة مع وضع حدود لما يمكن إنجازه.
• مصفوفة أيزنهاور: هي تقنية لتنظيم الوقت أنشأها «دوايت أيزنهاور»، الرئيس الرابع والثلاثون للولايات المتحدة. تساعد في تحديد أولويات المهام حسب الإلحاح والأهمية. في هذه التقنية، نقوم بإنشاء أربع فئات، وهي:

• تتبع الوقت وتقييم النتائج: من خلال الاحتفاظ بسجل لجميع أنشطتنا السابقة، من السهل أن نعرف مدى إنتاجيتنا. في نهاية كل أسبوع عمل، نخصص عشر دقائق لتدوين كل ما أنجزناه. ونلاحظ ما يمكننا القيام به في المرة القادمة لتحسين نتائجنا.

حياة أكثر راحة واستقرار

بالطبع نحن لسنا آلات، ولا يتماشى النظام الصارم مع عقولنا. نحتاج إلى بعض المرونة في إدارة ذواتنا. لا يتعارض ذلك مع التخطيط الجيد لأداء المهام والأنشطة اليومية؛ فطبيعتنا البشرية أيضًا تميل إلى البقاء والتحقق والنجاح.

إذا كنتم في حالة حربٍ مستمرة مع المواعيد النهائية والمهام الكبيرة، ربما تكمن المشكلة في طريقة إدارة أوقاتكم. إن تعلم هذه المهارة سيوفر لكم حياة أكثر راحة، من خلال تحديد الأولويات والتخطيط للمهام بكفاءة. اكتشفوا كيف تنظمون يومكم جيدًا، بالاستماع إلى محتوى يومي يساعدكم على تحقيق التوازن بين الحياة والعمل، من خلال تطبيق تهون.

ولمزيدٍ من المحتوى اليومي المبني على دراساتٍ علمية للعناية بالصحة النفسية ولنومٍ أفضل وتوتر أقل، يمكنك تحميل التطبيق من متجر آب ستور أو جوجل بلاي ومتابعتنا على مواقع التواصل الاجتماعي.